内容管理的基本原理是把整个的内容分成不同的部分。内容管理系统把文本和图像存储在分散空间内（或是一个数据库或是一个分散的文件系统），而这些分散的空间都与HTML模板连接。你可以不用HTML就升级你的内容 --或是不影响到内容就改变网页的可视效果和感觉。在一个网站的不同空间里出现的相同内容可以在一个地点被升级，而不必担心它们会发生冲突。这样的结果是，一旦这样的模板被建立起来，即使是一个没有技术的用户也可以把自制的网页发送到互联网上面，并能够在不用IT专业人士帮助的情况下就升级自己网页的内容。
很多内容管理系统都在内容发送过程中扮演着重要角色，内容发送就是把服务性内容发送到用户的浏览器上，支持一些交互作用水平。但是部分特征，如：缓存、个性化特征和联合性特征，都可能在内容发送过程中显现不出来。几乎所有的内容管理系统都可以提供发送功能，即使是小的系统一般也提供这种功能。
你可能会从内容管理系统中发现很多特征，这里列出了一些，也是教给你怎样选择价格低廉，有应用服务提供商的系统。
设置。不管是个人用户、软件公司的专业服务组还是一个系统综合体，在很多情况下都要依靠软件包来安装、配置系统，并对模板进行设计和加密。应用服务供应商一般会为了这样的设置收取用户的一次性付款，这笔款项包括开户费、对用户客户管理提供帮助以及在系统上建立用户终端界面的费用。一些应用服务供应商也为用户提供了建立终模板的帮助服务，用户还能够通过他们与你的合作伙伴联系。当然，你不必为安装系统和客户软件而发愁，因为每一件事都可以通过浏览器来完成。
元数据。为了完全地利用内容管理系统中所有的功能，内容管理供应商需要用关键字标出都有哪些内容管理项目。这可以帮助用户在站点上搜索出想要的结果，提高搜索内容出现的几率。（比如：Google搜索网站）。但是这依然要根据个性化和联合功能的基础而定，根据用户各自的设置来决定他们的搜索要求能否完全被满足，或是能否把需要发送的内容成功地传递给企业的合作伙伴。
工作流程。把内容管理系统从企业文件管理系统中分离出来的构想还包括工作流程和程序控制工具。在很多公司里，使用内容管理系统的最关键原因就是由于工作流程的缘故，作为一个管理者、法律部门、普通编辑或是网页发行者都必须在发送这些文书或是网页之前签署您的大名。很多内容管理系统就有过人之处，它们提供了电子邮件识别这样的特征，这样一个相同的内容就为批准、分流和平行发送这三种工作流程准备好了三种不同的路径。然而，一个常见的内容管理系统错误是建立了复杂的工作流程模式，这种模式太程序化了，当用户的需要变化是很不容易被修改--也就是说一个低终端的系统可能会是一个比较好的选择。
安全。不管是好是坏，很多大公司都可以为几百位用户提供接入内容管理系统的服务。巨大的软件包为了专门对付这种挑战已经被设计出来了，它们为不同水平的用户提供了不同标准的用户化服务。随着越来越少的人从事编写、更换和升级网站内容的工作，对付这种性的能力变得越来越不重要。对一个小公司或是对那些只是打算具备简单自动化功能的公司来说，有应用服务供应商的内容管理系统应该工作得不错。
个性化。一个网站应该以不同的形式提供不同的内容，因为浏览这些网页内容的访问者具有的是多样的性格，他们的喜好也是大不相同的。有的人通过注册和提供个人信息可以让网站了解他们喜好--这被称为显性个性化。而另一些用户则是来去无踪迹，网站无法掌握他们的信息，也就不能够按照他们的意愿制作网页或更换内容了--这被称为隐性个性化。通过在网络上的摸索，MyYahoo为显性个性化提供了一个卓越的榜样。在使用方式基础上建立的隐性个性化非常少见，一般只有在高终端的电子商务网站才能够见到。一种特别普通的个性化模式可以监测用户的浏览器、设备和操作系统，所以内容管理就必须以一种合适的格式进行，这一点是一定要引起注意的。
联合功能。大的网站特别关心在线发行，它们需要向其他小网站提供大量的、使用XML进行分析的文章，以作为网站收入的一部分。这样对于每一个内容管理系统来说对付这些工作复杂性都是很不简单的。更进一步地说，公司网站输出这些出版物、通过电子邮件发送网站内容以及通过DPF文档保存内容这些工作使用低终端的软件包是比较合适的。
报告。像WebTrends这样的软件和WebSideStory这样的应用服务供应商现在正在向用户提供更加强大的工具，以分析网络传输模式--访问者来自何方、他停留了多久、他去哪了等等问题。一个有应用服务供应商的内容管理系统应该提供与此相似的功能或是允许用户使用商业分析工具。
最后，还要注意外部采办总是有它的危险性。一个大的电子商务网站并不是一个拥有应用服务供应商的内容管理系统的最佳侯选者，而选择是要根据特殊的安全、管理和综合需要而进行。大多数网站仍然向用户提供有几千页的无交互功能的网页，它们需要及时的管理和频繁地更新。只要应用服务供应商使用一个标准的XML计划控制你的数据，而且数据都分别地被保存在了几个HTML模板中，那么你应该重新找回所有的内容，并把它在你需要的时候传递到另外一个内容管理系统上面。